Organizzare degli eventi aziendali non è mai semplice anche se poi dipende dall’evento specifico e in genere bisogna occuparsi di una pianificazione accurata e gestire efficacemente le varie fasi.
Per questo motivo le imprese piuttosto che organizzarlo in autonomia, anche perché chi ci lavora all’interno deve occuparsi già di tantissime cose, quello che fanno è affidare questo compito a dei professionisti nel settore che fanno questo per lavoro appunto e che sapranno organizzare un evento che di sicuro non deluderà chi li ha contattati.
Come dicevamo ci sono varie fasi che vanno prese in considerazione rispetto all’organizzazione di questo evento e la prima fondamentale riguarda la definizione degli obiettivi dello stesso.
Ad esempio, un’azienda potrebbe volerlo organizzare per incrementare la sua visibilità o per promuovere un nuovo prodotto o servizio o per rafforzare il team soprattutto quando ci sono coinvolti venditori che devono essere stimolati a fare sempre meglio e a dare sempre di più.
Un’altra seconda fase riguarda la pianificazione ed è un’altra fase molto importante perché bisognerà stabilire il budget che comunque è sempre una cifra che fa la differenza per capire quello che si può fare e quello che non si può fare.
Poi a parte il budget prima di tutto bisognerà stabilire la data dell’evento così come il luogo e soprattutto il formato dello stesso e può essere una conferenza, ma può essere anche un workshop o un cocktail party e a quel punto si potranno definire gli elementi chiave dell’organizzazione.
Un’altra fase poi da non sottovalutare riguarda la parte della logistica che può riguardare prenotare gli spazi o parlare con un’impresa di catering chiaramente se c’è in ballo anche offrire cibo e bevande, fino ad arrivare all’allestimento del luogo in questione e alla gestione della sicurezza.
Ci sono varie fasi che riguardano l’organizzazione di un evento aziendale
Come dicevamo dal titolo di questa seconda parte poi ci sono altre fasi oltre quelle che abbiamo già descritto fino ad ora ed una molto importante riguarda la parte della promozione e del marketing, fase che serve per attirare partecipanti e in certi casi ci può essere addirittura la creazione di un sito web dedicato all’evento.
Oltre chiaramente all’utilizzo dei social media, l’invito diretto ai partecipanti e soprattutto l’invio di comunicati stampa e qualsiasi cosa è buona per far conoscere questo evento.
Soltanto a questo punto si arriverà alla fase più importante che riguarda la gestione dell’evento all’interno della quale i vari professionisti dovranno occuparsi di coordinare le varie attività assicurandosi che non ci sia nessun tipo di intoppo.
Questo poi nello specifico si traduce nell’accogliere i partecipanti, nell’ occuparsi di tutta la parte tecnica in modo che non ci sia nessun tipo di problema e sempre la gestione degli imprevisti che poi è la cosa che conta in questi casi.
Alla fine dell’evento potrebbe essere anche importante effettuare una valutazione per capire se gli obiettivi sono stati raggiunti e questo in certi casi significa raccogliere i feedback delle persone che hanno partecipato per trarne degli insegnamenti per il futuro.
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Con l’espressione animazione educativa si intende l’utilizzo dell’animazione in educazione, ovvero l’impiego dei metodi e delle tecniche ludico-espressive per realizzare dei processi educativi. In poche parole, l’animazione educativa rappresenta la traduzione del gioco in uno strumento pedagogico.
L’animazione educativa si basa sull’idea che le attività educative siano efficaci solo se vengono “animate”, proposte con “anima”, offrendo significati esistenziali, sociali, affettivi e cognitivi. Pertanto, l’animazione educativa, oltre a comprendere il concetto di divertimento (che caratterizza pratiche relative a un certo tipo di animazione, che rimanda alle vacanze, al turismo, alle feste), è finalizzata al cambiamento, alla crescita, a una maggiore conoscenza e consapevolezza di sé.
L’idea di coniugare animazione ed educazione, ludicità ed istruzione, sta alla base delle esperienze dell’attivismo pedagogico che ebbe origine alla fine del XIX secolo. L’educazione attiva, secondo John Dewey, esponente principale di questo metodo educativo, doveva includere tanto il gioco quanto il lavoro, doveva tenere presenti sia gli aspetti culturali richiesti dalla società sia le caratteristiche uniche e irripetibili dei singoli allievi. Infatti, si riconosceva che il gioco, nonostante sia retto da un sistema di regole, concede agli allievi di esprimersi creativamente, in quanto essi hanno un peso nell’interpretazione o modifica delle regole stesse. Così, caratterizzando il lavoro con l’atteggiamento proprio del gioco, si cercava di dare anima al lavoro scolastico rendendolo ludico, ma non dispersivo ed evasivo.
Tuttavia, l’origine dell’animazione educativa, così com’è definita, come animazione legata ai processi educativi, che si avvalgono di metodologie e tecniche ludico-espressive per coniugare anima e azione, è molto più recente. L’animazione educativa è apparsa in Italia alla fine degli anni sessanta come forma di protesta contro una scuola tradizionale, rigida e statica, che si riteneva avesse bisogno di un intervento trasformativo, che desse anima ai contenuti e ai metodi scolastici. A tal fine occorreva valorizzare attività creative, espressive, artistiche e ludiche, soprattutto da svolgere in gruppo, promuovendo l’interazione e la comunicazione. Questa strada venne intrapresa inserendo persone esterne alla scuola, gli animatori, il cui intervento era distinto da quello dell’insegnante. Questi doveva farsi carico del processo di apprendimento, per la cui attuazione gli strumenti espressivi non erano considerati un elemento esclusivo. Infatti, si tendeva a separare il serio dal divertente, il culturale dall’espressivo.
Con gli anni l’animazione educativa si è sviluppata attraverso studi e tecniche relative al lavoro e alle dinamiche di gruppo, alle attività creative e ludiche, finalizzate a favorire la partecipazione e la cooperazione e a facilitare il processo di insegnamento/apprendimento e di crescita, veicolando messaggi educativi e significativi. In altre parole, l’animazione educativa ha soprattutto lo scopo di sviluppare le potenzialità dei ragazzi, valorizzando le loro peculiarità e al contempo la dimensione del gruppo, come luogo elettivo per costruire conoscenze e sviluppare competenze. Si tratta, dunque, di predisporre le condizioni di accoglienza, serenità, condivisione, ascolto, fiducia e aiuto reciproco, promuovendo un atteggiamento ludico non solo in ciò che si propone, ma anche nel modo in cui si fa e nel senso che se ne dà. (Wikipedia)